Betriebskostenabrechnung: Fallstricke für den „digitalen“ Vermieter
Die Welt ist digital: das gilt auch für die Vermietung. Warum also nicht auch administrative Prozesse in der Vermietung digitalisieren – z.B. die Betriebskostenabrechnung? Doch Vorsicht! Mieter dürfen grundsätzlich die Einsicht in die originalen Abrechnungsbelege verlangen, ohne dafür einen Grund darzulegen (Urteil VIII ZR 66/20, vom 15.12.2021 – Bundesgerichtshof).
Für den „digitalen“ Vermieter, also denjenigen, der Originalbelege unmittelbar nach Erhalt einscannt und dann vernichtet, ergeben sich erhebliche rechtliche Risiken, z.B. wenn es um den gerichtsfesten Nachweis jeweiliger Positionen der Betriebskostenabrechnung geht.
Laut Bundesgerichtshof gehen sämtliche Zweifel an der Authentizität und Unverfälschtheit der jeweiligen Belege zu Lasten des Vermieters. In einem etwaigen gerichtlichen Verfahren obliegt es deswegen dem Vermieter nachzuweisen, dass Originalbelege vernichtet, aber fälschungssicher eingescannt wurden. Dieser Beweis dürfte auch unter Berücksichtigung des weltweit bekannten Xerox-Scanfehlers nur mit erheblichem Aufwand – beispielsweise der Einholung eines Sachverständigengutachtens – möglich sein.
Mit der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs sollte der „digitale“ Vermieter deswegen seine Dienstleister anweisen, die Belege von vornherein nur elektronisch zu übersenden. Diejenigen Belege, die tatsächlich noch in Papierform beim Vermieter eingehen (beispielsweise der Grundsteuer- und Gebührenbescheid), sollte der Vermieter – leider auch noch im Jahr 2022 – nach dem Einscannen im Original verwahren. Dies gilt im Übrigen für zahlreiche andere (Privat-)Urkunden ebenfalls.
Sie möchten mehr zum Thema erfahren? Dann kontaktieren Sie Henning Jaeger.